Ondernemers FAQ - Frequently Asked Questions

Net als de meeste ondernemers loop ik tegen nieuwe vragen en problemen aan. Af en toe spit ik er eentje uit. Controleer de informatie voor je ernaar handelt!

verderWat is een zakelijke rekening? verderWat is een zelfstandigheidsverklaring?
verderMoet ik nou echt adverteren? verderWat doe je met een wanbetaler?
verderWat is een 'spookfactuur'? verderWie biedt starters hulp?
verderHoe zit het met de rechten? verderWaarvoor moet ik mij verzekeren?
verderHoe maak ik een goede offerte? verderWat als een klant failliet gaat?
verderWat is wettelijke rente? verderWelke rechtsvorm kies ik?
verderHoe krijg ik gratis publiciteit? verderHoe leg ik mijn idee vast?
verderNetwerken: hoe en waarom? verderHoe bereken ik mijn tarieven?
verderHoe doe ik mijn administratie? verderZwanger en zelfstandig?

Wat is een zakelijke rekening?

Voor zakelijke rekeningen betaal je vaak voor allerlei zaken die je bij een privérekening gratis krijgt. Moet je zo'n rekening nou nemen als kleine ondernemer, zelfs bij een eenmanszaak? Ja, zeggen de deskundigen. Je administratie wordt een stuk duidelijker, zakelijke uitgaven en inkomsten blijven keurig gescheiden van privétegoeden. En het is natuurlijk veel professioneler als klanten facturen kunnen voldoen op naam van je bedrijf en niet jouw eigen naam.

Lijst met bankjargon www.zibb.nl/ondernemen

 

Moet ik nou echt adverteren?

Vooral bij eenmanszaken wordt er in de begroting - als die al wordt opgemaakt - geen budget ingeruimd voor het werken aan naamsbekendheid. Logisch, als het goed gaat wil je geen nee verkopen en is het zonde om geld aan advertenties uit te geven. Maar adverteren is ook investeren in de toekomst, straks als het minder gaat is het moeilijk om nog even snel naamsbekendheid op te bouwen.

Wat kun je doen om te adverteren? Voor kleine en startende ondernemingen is het opbouwen van naamsbekendheid belangrijk, maar budgetten om te adverteren niet zo groot. Dan is een foldermailing misschien een goedkope optie. Het opkopen van adresbestanden is natuurlijk een mogelijkheid. Maar lijkt vaak op schieten met hagel. En stel je voor dat er wel opeens een grote respons is, hoe handel je die af?!

Denk daarom ook eens aan een indirecte, doch zeer effectieve manier van adverteren, via bestaande klanten. Akkoord, je hebt wel bestaande klanten nodig! Maar wat let je om tevreden klanten aan te sporen jouw bedrijf aan te bevelen bij anderen. Klanten voordeel in het vooruitzicht te stellen als ze je bij iemand aanbevelen kan goed werken.

Bij de meer bekende vormen van adverteren is de keuze van het juiste medium belangrijk. Zoekt een potentiele klant u op in de Gouden Gids, val ik op in een vakblad of moet ik op het Internet zijn?

Ook de vorm van een advertentie is belangrijk, hij dient aan te sluiten bij de doelgroep en het gekozen medium. Een reclamebureau is lang niet altijd nodig, maar bij grotere campagnes kan het het verschil betekenen tussen een schot met hagel en een gerichte, originele en succesvolle campagne.

De volgende checklist kan verder helpen:

- wat is mijn doelgroep? (bestaande of nieuwe klanten, welk medium en welke aanspreekvorm past hierbij?)
- wat wil ik overbrengen? (product, een actie, naamsbekendheid verkrijgen)
- welk middel gebruik ik? (persbericht, advertentie of via bestaande klanten? Welk medium?)
- wat is het budget? (dat beperkt natuurlijk sterk de bovenstaande middelen)
- hoe zorg ik voor continuiteit? (met één advertentie ben je er niet, hoe houdt je naamsbekendheid vast?)

Handige links:
Kamer van Koophandel - voor het opkopen van bestanden met bedrijfsadressen
Google - search op het woord reclamebureau
Web Ad.vantage - (Engelstalige) internet marketing tips


 

Hoe reageer ik op een 'spookfactuur'?

Met een spookfactuur bedoelen we een factuur voor een dienst of product waarvoor je - bij jouw weten - helemaal geen opdracht hebt gegeven. De verzender hoopt dat de factuur door de administratie heenglipt, wat gelukkig bij de meeste kleine ondernemers natuurlijk niet zomaar gebeurt. Vaak gaat het om plaatsing van een advertentie.

Zoals ik deze maand een spookfactuur binnenkreeg van Bureau X, met - handig - alvast een acceptgiro bijgevoegd voor EUR 35,00. Een niet te groot bedrag, dat in een grotere onderneming er natuurlijk al snel doorheen glipt. In de bijgevoegde brief werd me meegedeeld dat 'door het grote aantal aanmeldingen afgelopen jaar' de bijdrage was verlaagd. En of ik in de bedrijvengids/zoekmachine op het internet vermeld wilde blijven. Waarmee dus de indruk werd gewekt dat ik een lopende advertentie had.

Soms zijn ze nog brutaler, en sturen een advertentie toe 'ter goedkeuring'. Of u even een krabbel wilt zetten. Die handtekening is dan meteen uw goedkeuring voor het plaatsen van een advertentie en de factuur kunt u dan per ommegaande verwachten... De bladen, en sinds kort natuurlijk ook websites, waar de advertentie op geplaatst wordt zijn meestal puur voor dit doel opgericht. Bieden dus geen enkele meerwaarde voor de adverteerder!

Wat is de beste reactie?

1. Herken een spookfactuur
Het is belangrijk om de administratie op orde te hebben en dit soort facturen en valse drukproeven direct te onderscheppen. Zorg dat er binnen de onderneming maar één persoon verantwoordelijk is voor het plaatsen van advertenties.

2. Ga naar het Fraudemeldpunt.nl
Steunpunt Acquisitiefraude is het landelijk meldpunt voor advertentiefraude en acquisitiefraude.

3. Wees nog eens extra voorzichtig!
Want ondernemers worden niet beschermd door de colportagewet (de 8 dagen bedenktijd die een privépersoon krijgt). Een rechtsgeldige handtekening van (iemand binnen) jouw organisatie betekent dan ook dat je een schriftelijke opdracht doet uitgaan. Daar kom je niet makkelijk onderuit. Wees op je hoede als er opeens heel veel haast lijkt te zijn, neem gewoon alle tijd om zeker te zijn van je zaak. Bij twijfel: eerst uitzoeken!

 


 

Hoe zit het met de rechten?

Ondernemers komen van twee kanten met auteursrecht in aanraking: als klant en als leverancier. Nuttig daarom om er eens bij stil te staan wat het precies inhoudt.

Auteursrecht ontstaat automatisch met de creatie van een werk met een eigen oorspronkelijk karakter. Volgens de wet moet het werk zintuiglijk waarneembaar zijn. Tevens moet het werk oorspronkelijk (origineel) zijn, hetgeen betekent dat er een band met de auteur moet zijn. Tenslotte wordt geëist dat het werk het persoonlijk stempel van de maker draagt; het werk moet het resultaat zijn van menselijk scheppen.

Je hoeft het dus in principe niet vast te leggen. Dat heeft voordelen, maar ook een groot nadeel: je hebt nooit zekerheid dat een ontwerp op jouw naam staat. Daarom kan je voor de zekerheid een ontwerp voor ongeveer 5 euro laten registeren bij de belastingdienst, afdeling succesie en registratie. Industrieel ontwerpers kunnen hun werk deponeren als model bij het Benelux Modellenbureu te Den Haag. Auteursrecht blijft geldig tot zeventig jaar na het overlijden van de maker.

En dan heb je nog het copyright symbool: ©, waar mee je aangeeft dat je het auteursrecht claimt. Het is niet verplicht, maar werkt wel afschrikwekkend voor mensen die willen copiëren, ze kunnen immers dan niet aangeven dat ze niet op de hoogte van het copyright waren.

En bij wie ligt het recht dan precies als je iets in opdracht maakt (of inkoopt)? Er wordt hier een groot verschil gemaakt tussen wel of geen dienstverband. Ben je in dienstverband werkzaam, dan is de werkgever auteursrechthebbende. Maar in het geval van een ondernemer of free-lancer ligt het auteursrecht bij de 'schepper' van het werk, oftewel de ontwerper, schrijver, architect of vul maar in.

De opdrachtgever heeft echter wel gebruiksrecht van een werk, zo mag deze het ontwerp gebruiken voor doeleinden waar de opdracht voor is verleend. Neem een logo, dat mag hij natuurlijk bij al zijn uitingen plaatsen. Maar aanpassingen in het logo zullen altijd met de ontwerper moeten worden kortgesloten.

Meer lezen?
De site van de beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers heeft een FAQ met de meestgestelde vragen die vaak over det onderwerp gaan: www.bno.nl


Hoe maak ik een goede offerte?

Nadat je contact hebt gelegd met een potentiële klant en een eerste gesprek hebt gehad, is de offerte de derde en cruciale stap om een klant daadwerkelijk binnen te halen.

Waar moet een goede offerte aan voldoen?
Allereerst moet de offerte perfect aansluiten bij het gesprek, niet alleen heb je tijdens het gesprek goed doorgevraagd naar de wensen en eisen, maar ook de toon van de offerte moet persoonlijk en niet cliché-matig zijn. Let op de spelling van namen! En als het gesprek met meerdere personen was, stuur dan ook iedereen een exemplaar van de offerte (tenzij anders afgesproken natuurlijk).

Een offerte omvat:

introductie zeer korte inleiding, meestal 1 alinea
probleem welke wensen en eisen heeft de klant (die heb je allemaal uit het gesprek weten te halen)?
oplossing wat kun je bieden?
prijs voor welk bedrag?
afronding wat zijn de vervolgstappen, wanneer kun je leveren als snel wordt gereageerd?

Een goede offerte is:

1. Krachtig Vermijd standaardzinnen en hanteer de bedrijvende vorm. Dus niet 'Als u deze offerte accepteert, dan.', maar ga er in de offerte al vanuit dat je de opdracht op zak hebt. Gebruik lokkertjes als: "Wanneer wij op 10 juli kunnen beginnen, heeft u voor half augustus reeds.". Geef meteen aan wanneer je contact op zult nemen om de offerte te bespreken. Dan verdwijnt de offerte minder snel op een stapel en je hebt zelf ook een reden om contact op te nemen.
2. Kort Hou de offerte binnen twee a4-tjes, uitwerkingen en specificaties kunnen beter in een apart document worden vastgelegd. Iedereen heeft het tegenwoordig druk, dus zorg dat de offerte to-the-point is, en zeker ook zo lijkt (gebruik witruimte, vermijd lange zinnen en tekstblokken).
3. Concreet Wees duidelijk over de prijs en geef exact aan wat daar allemaal voor geboden wordt. Vermijd de standaardafronding: "Ik ben uiteraard graag bereid tot het verstrekken van nadere informatie" of de woorden "geheel vrijblijvend" - dat wekt de indruk dat je niet compleet was of erger nog, dat de offerte ook van jouw kant vrijblijvend is en je dus extra kosten kunt opnemen. Kleed de prijs eventueel wel een beetje in, meld daar alle voordelen en extra's die de klant ontvangt.
4. Keurig Het zou voor zich moeten spreken, maar een offerte moet verzorgd zijn, aansluiten bij uw huisstijl en liefst ongevouwen verstuurd worden.

Met een goede, duidelijke offerte kom je dus al een heel eind. Wees ook niet bang om in een vervolggesprek, ook - of misschien wel juist - als de opdracht niet doorgaat, te vragen naar een inhoudelijke reactie op de offerte.

Verder kun je bij een offerte het beste direct de algemene voorwaarden meesturen, zodat daar later geen onduidelijkheden over bestaan.


 

Wat is wettelijke rente?

Veel ondernemers hebben als clausule in de algemene voorwaarden opgenomen dat na zo'n 21 dagen vanaf de factuurdatum wettelijke rente over het uitstaande bedrag in rekening zal worden gebracht. Weinig ondernemers houden hun klanten daaraan, de gemiddelde betalingstermijn in Nederland ligt al op zo'n zes weken. Bijna nooit is het echt de moeite waard om rente te gaan berekenen en daar nog eens een factuur voor te gaan sturen.

Maar wat nu als een groot bedrag al zeer lang uitstaat? En je wilt een statement maken tegenover de klant, dat het je echt menens is? ArtCoco zocht het deze maand - helaas uit noodzaak -helemaal uit.

De wettelijke rente wordt jaarlijks vastgesteld door het Ministerie van Financiën en ligt ruimschoots boven de tarieven van de geldmarkt. Onder meer de Belastingdienst maakt gebruik van dit tarief. Deze rente wordt twee keer per jaar vastgesteld. Afhankelijk van de bepalingen in je algemene voorwaarden, kun je vanaf een bepaalde datum na de factuurdatum rente gaan berekenen. Bijvoorbeeld, in mijn algemene voorwaarden staat:

Na het verstrijken van 21 dagen na de factuurdatum is Cliënt in verzuim. Cliënt is vanaf het moment van inverzuimtreden over het opeisbare bedrag de wettelijke rente verschuldigd.

Je moet nu de wettelijke rente berekenen over het aantal dagen dat de klant in verzuim is. Het huidige percentage moet je dan omrekenen in het aantal dagen tot de datum van de nieuwe factuur met rente die je nu maakt. Dit is geen makkelijke berekening, helemaal niet als je meerdere renteperiodes overbrugt. Gelukkig biedt ook het Internet hier weer uitkomst. Bereken de wettelijke rente over factuurbedragen op: Bereken de wettelijke rente.

Het goede nieuws in mijn geval was dat de aankondiging om de wettelijke rente te gaan berekenen misschien net het zetje was dat de laatbetaler nodig had, de uitstaande facturen werden eindelijk betaald. En hoewel de rente aardig was opgelopen, ben je als ondernemer meestal toch vooral opgelucht als de hoofdsom wordt voldaan!

 


Netwerken: hoe en waarom?

Veel ondernemers onderschatten hun netwerk, maar als je bijvoorbeeld vanuit een vaste baan start, heb je al vaak een heleboel nuttige contacten in de branche. Verlies je die niet uit het oog, maar neem je af en toe nog eens contact op, dan is dat een belangrijk netwerk.

Maar er zijn speciale ondernemersnetwerken waar het netwerken iets opvallender in zijn werk gaat. Dat schrikt veel ondernemers, waaronder ikzelf, af. Netwerken om het netwerken moet je liggen. Tenzij je probeert je eigen doelstellingen duidelijk voor ogen te brengen: zoek je klanten, partijen om mee samen te werken of gewoon een klankbord van mede-ondernemers?

In een typisch ondernemersnetwerk vind je vooral een klankbord, richt je je daarop, dan blijkt na een poosje dat samenwerkingsverbanden en zelfs klanten vanzelf boven zullen komen drijven. Door je te richten op de klankbordfunctie - en door daar zelf actief aan bij te dragen - is de druk veel minder om krampachtig te gaan 'netwerken'.

Hoe vind je een netwerk dat bij jou en de onderneming past? Er zijn er op Internet al veel te vinden, veel hebben mogelijkheden om eens langs te komen, zodat je de sfeer kunt proeven. Ik heb een aantal hieronder vermeld, maar per branche zijn er nog veel meer te vinden. Bedenk of je een netwerk zoekt binnen de eigen branche, of juist met een bredere insteek (waar meer wisselwerking tussen verschillende bedrijven plaatsvind).

Tijd is natuurlijk een belangrijke factor. Hoewel de meeste bijeenkomsten 's avonds plaatsvinden, kost het veel tijd. Helemaal als je een regionaal of landelijk netwerk hebt waarbij veel reistijd komt kijken. Denk eens aan een virtueel netwerk op Internet als het echt problemen oplevert.

Tip: kijk eens of je iets over je bedrijf kunt vertellen op bijvoorbeeld een themabijeenkomst. Je hebt dan een gewillig publiek en je kunt meteen je presentatievaardigheden uitproberen (zie het boek van de maand!). Let dan wel op het algemeen belang, een 'sales pitch' zal niet in de smaak vallen!

Een paar tips:

Entre Femmes
Vrouwenbedrijven in de provincie Utrecht

Vrouw en Onderneming
Voor de Brabantse dames

Het Noord Holland Ondernemersnetwerk (N.O.N)
Het N.O.N. richt zich op bedrijven in de business-to-business markt, gevestigd in Noord Kennemerland en de kop van Noord-Holland.

Of kijk eens op de pagina's met brancheorganisaties van de KvK

Tip: Netwerken via het Internet kan ook, daar hoef je niet eens de deur voor uit. Een actief netwerk voor vrouwelijke ondernemers biedt onder andere een nuttige mailinglist (waar ook weer live ontmoetingen uit kunnen voortvloeien!). Geef je op voor de VO (vrouwelijke ondernemers) mailinglijst op: www.womenontheweb.nl


Hoe krijg ik gratis publiciteit?

Het verkrijgen van gratis publiciteit is niet zo moeilijk. Soms word je benaderd via via, een journalist hoort bijvoorbeeld over jou en je bedrijf. Zo verging het mij voor het stukje in de NeXT! (zie artikel).

Hoewel je niet alles onder controle kan houden (de foto!), kun je tijdens het interview vrij goed richting aangeven. Noem een Internet adres, schrijf het voor de zekerheid nog even op, als je wilt dat het wordt opgenomen in het artikel. Bedenk van tevoren welke onderwerpen jij graag aan de orde laat komen en hoe dat aansluit bij de formule van het blad. Vragen om het artikel voor publicatie in te mogen zien is niet vreemd en wordt vaak zelfs op prijs gesteld!

Maar waarom wachten tot je toevallig benaderd wordt? Een e-mail berichtje naar de redactie van een lokale krant, leverde een heel artikel op over ArtCoco. Waarom? Deels geluk, ze hadden net een stukje over een bedrijf nodig, maar niet in de minste plaats omdat mijn berichtje nieuwsgierigheid opwekte. Er zat een verhaal achter.

Op de site Brandsma.nl lees je tips over hoe je een persbericht eruit kunt laten springen. Belangrijkste is dat je interesse opwekt - een reden om eens op gesprek te komen! Let wel op dat het niet gaat om gesponsorde artikelen, tenzij je daar open voor staat. De grens tussen reclame en free publicity is vaak erg vaag, zoals bij gratis publicitaire stukjes over ArtCoco in de Quote, Info Regio Magazine, Tornado Insider en Avanta.

Bottom line is natuurlijk: hou je er klanten of andere nuttige contacten aan over? Ik sta elke keer versteld dat, zelfs als mijn adres niet wordt vermeld, mensen de moeite nemen om contact op te nemen. Vrijwel elk bericht leverde een aantal leads op en uiteindelijk ook klanten. Waarom? Ze hebben het gevoel je te kennen en dat geeft net een extra voordeel ten opzichte van een advertentie, waar mensen veel sceptischer op reageren. Kortom: het kost tijd en wat moeite, maar de resultaten zijn er zeker naar!

Onderschat vooral de mogelijkheden in de lokale media niet: niet alleen zitten ze vaak te springen om leuke copy, maar je trekt er klanten mee die vaak de voorkeur geven aan een leverancier in de omgeving.

Dus in het kort:

- pluis (lokale) kranten en bladen eens na
- bedenk ook goed welke uitgaven jouw doelgroep leest
- zoek interessante columns/artikelen waar jouw bedrijf in zou passen
- schrijf een bericht naar de redactie, waarin je interesse opwekt
- zorg dat je het gesprek goed voorbereidt
- waar sluit jouw verhaal en de redactionele formule aan?
- noem belangrijke namen en Internet adressen (en spel/schrijf ze op!)
- vraag om inzage in het artikel voor publicatie

 


Hoe doe ik mijn administratie?

Er zijn zeer uiteenlopende manieren om de administratie aan t epakken. Hoewel de meeste kleine ondernemers het zien als een noodzakelijk kwaad, zijn er sommigen die het geheel uitbesteden aan een accountant of belastingadviseur. Maar, niet alleen blijf je onverminderd verantwoordelijk, je ontneemt jezelf ook een kans om zicht op de werkelijke gang van zaken binnen de onderneming te behouden.

Daarom kiezen de meeste kleine ondernemers voor de gulden middenweg: eerst zelf ploeteren en dan advies inroepen bij een adviseur (accountants zijn vaak duurder en minder op "de kleintjes" gericht). Een adviseur vind je meestal via referenties. Op de nieuwsgroep nl.ondernemen vind je vast mede-ondernemers in dezelfde branche en omgeving die graag iemand aanbevelen.

En welk pakket is dan het best? Dit hangt natuurlijk ook zeer van de persoonlijke voorkeuren af. Zo gebruiken wij Davi-Account, een redelijk makkelijke instap voor beginners. Maar als ik nu zou beginnen zou ik waarschijnlijk een andere keuze maken. Als je tegenwoordig Googlet op online administratie, zie je door de bomen het bos bijna niet meer. Veel van die pakketten bieden ook hulp bij vragen voor een vast jaarbedrag. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen hiermee!


Zelfstandigheidsverklaring, hoe en wat?

Vanaf 1 januari 2001 is kunnen freelancers en ZZP-ers (Zelfstandigen Zonder Personeel) bij de belasting een zogenaamde verklaring arbeidsrelatie aanvragen. Op basis hiervan bepaalt de belastingdienst nu vooraf of er sprake is van zelfstandigheid.

Op 18 oktober 2001 bepaalde de Tweede Kamer dat de zelfstandigheidsverklaring van de Belastingdienst tevens maatgevend zal zijn voor de premies werknemersverzekeringen. Dit betekent dat ook het LISV zich moet houden aan deze verklaring. Een boel onduidelijkheid voor kleine zelfstandigen is daarmee eindelijk opgelost. Nu wordt zekerheid vooraf voor jou en je opdrachtgevers vanzelfsprekend.

De verklaring zal - nu hij ook door het LISV wordt geaccepteerd - steeds vaker gevraagd worden door opdrachtgevers, dus wees alvast voorbereid: het kan zo'n acht weken duren voor de aanvraag is verwerkt. Je kunt de verklaring aanvragen voor een bepaalde opdracht, maar ook voor werkzaamheden die je telkens volgens dezelfde voorwaarden uitvoert

Ditmaal heeft de fiscus het ons echt gemakkelijk gemaakt, je kunt het formulier als PDF bestand downloaden op www.belastingdienst.nl dan alleen nog uitprinten, invullen en opsturen.

Update sept. 2009: de belastingdienst heeft vergevorderde plannen om de VAR automatisch te gaan toesturen als je die in het verleden al kreeg. Zou het nu echt makkelijk gaan worden?

 

Wat doe je met een wanbetaler?

Samen met een failliete klant is dit een risico dat bij ondernemen hoort, maar ook iets waar geen ondernemer op zit te wachten. De betalingstermijn verloopt; met een week, een paar weken en ook een aanmaning heeft niet het gewenste effect. Wat doe je met dubieuze debiteuren?

Allereerst is een schriftelijke aanmaning niet alleen een teken dat je het meent, maar een eerste bewijsstuk voor het geval dat betaling uitblijft. Geef aan dat je vanaf een bepaalde datum wettelijke rente op het bedrag in rekening zult brengen. De wettelijke rente verschilt van dag tot dag en kun je opzoeken in de Staatscourant of opvragen bij een bank. Omdat bedrijven in Nederland gemiddeld pas na zes (!) weken betalen, hoef je je niet heel snel zorgen te maken. Heb je een betalingstermijn van 14 of 21 dagen, kun je meteen aanmanen, maar meestal is het makkelijker om te wachten tot zes weken zijn verstreken.

Incasso
Een incassobureau is voor de meeste ondernemers geen optie: zij gaan vooral voor bulkopdrachten, verzenden van grote aantallen aanmaningen. Omdat zij verder geen bevoegdheden komen zij niet echt verder dan de aanmaning die je zelf ook kunt versturen.

Deurwaarder of advocaat?
Wat dan wel? Een gerechtsdeurwaarder kan uitkomst bieden tot bedragen van vijfduizend euro. Zij kunnen bij de kantonrechter de zaak voor je afhandelen. Is het bedrag hoger, of verwacht je dat de debiteur jouw vordering gaat betwisten, dan kun je een advocaat in de arm nemen. Die zal echter weer een gerechtsdeurwaarder inroepen om een beslaglegging uit te kunnen voeren.

En wat kost dat dan?
Tot 15% van de hoofdsom als incasso en gerechtelijke kosten, bij een advocaat komt daar nog een aardig uurtarief tegenover. In de meeste gevallen wordt er dan wel betaald. Zo niet, dan kun je nog naar de rechter stappen. Die kan ook overgaan tot beslaglegging op geld of goederen van de schuldenaar, of zelfs tegoeden die deze nog bij derden heeft uitstaan.

Ondanks veel tijd en kopzorgen komt het gelukkig vaak niet tot het laatste stadium. Bedrijven willen ook niet als wanbetaler te boek staan. Soms echter eindigt het in een faillissement (zie weer vraag van Augustus 2000) want een teken van een stabiele en betrouwbare relatie is het natuurlijk niet!

Meer weten?

Dossier Debiteurenbeheer van Zibb.nl
Debiteurenbeheer: een ondergeschoven kindje? Bij veel (niet alleen kleine of startende!) ondernemers krijgen debiteuren niet de aandacht die ze verdienen. En verdienen, dát doe je nou alleen maar met (vlotte) betalingen. Voor iedereen die met een aanmaning, laat- of wanbetaler worstelt.

De Internet Gids - Deurwaarders
Overzicht van deurwaarders in Nederland (soms kun je ook het logo van een incassobureau gebruiken op je aanmaningen, voor een klein bedrag - dat maakt zeker indruk!)


 

Wie biedt starters hulp?

Er zijn gelukkig veel meer organisaties die een starter op weg helpen dan de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst biedt, al lijkt het voor sommigen het hol van de leeuw, tegenwoordig zeer veel informatie, startersavonden en hulp. En allemaal voor niets.

Syntens
Verder is bij sommige vestigingen van de KvK een vertegenwoordiging van Syntens aanwezig. Syntens geeft informatie en hulp voor innovatieve starters. Een Syntens-adviseur heeft 16 uur per jaar gratis beschikbaar per ondernemer. Deze uren zijn gratis voor de ondernemer, want ze worden betaald door het ministerie van Economische Zaken.

MKB Nederland
Verder kun je als ondernemer nog terecht bij MKB-Nederland. Dit is een belangenorganisatie van kleine en middelgrote ondernemingen, waar je ook als niet-lid vaak deel kunt nemen aan bijeenkomsten en informatie kunt krijgen.

Meer weten?
Kamer van Koophandel: www.kvk.nl
Belastingdienst: www.belastingdienst.nl
Syntens: www.syntens.nl
MKB Nederland: www.mkb.nl

Wat doen freelance bemiddelaars?
Want nu het aantal freelancers sterk groeit, komen er ook steeds meer bemiddelingsbureaus. De ideale manier om veel opdrachten binnen te krijgen, of een beperking van je zelfstandigheid?

Wat zijn de nadelen?
Je moet in ieder geval voorzichtig zijn dat er geen verkapt dienstverband onstaat. Als jij een bemiddelingsbureau telkens een factuur zou sturen maar wel voor een aantal klanten werkt via het bureau, dan heb je eigenlijk maar 1 klant: het bureau. En daarmee kan je zelfstandigheid in het geding komen. Daarom garanderen veel bureaus jouw zelfstandigheid (ook in hun eigen belang) door jou de klant direct te laten factureren.

Een ander nadeel kan zijn dat je duurder wordt voor de klant. Zij betalen een commissie aan de bemiddelaar bovenop jouw tarief.

Wat zijn de voordelen?
Naast meer klanten, kunnen zij ook grotere klanten voor je vinden. Als kleine zelfstandige kom jij daar vaak niet binnen. Zij kunnen een aantal freelancers samen op een groter project zetten. Sommige bemiddelaars gaan nu zelfs nog verder, ze bieden je niet alleen werk aan maar ook collectieve verzekeringen, trainingen, advies en een netwerk van collega's.

Eigenlijk is de keuze vooral een gevoelskwestie, zit je om opdrachten te springen of ben je nieuwsgierig wat een bemiddelaar je zou kunnen leveren, dan moet je het gewoon eens proberen. Het voordeel is namelijk juist dat je niet in dienst komt (zoals bij een detacheringsbureau) en vrij bent om opdrachten te weigeren.

Bemiddelingsbureaus voor freelancers:

InfoMotion (oorspronkelijk een detacheerder, voor automatiseerders)
Provisory (vooral op Internet freelancers gericht)

Je gegevens kun je vrijblijvend op de site invullen bij:
Freelancer.nu
Guru.com

Of kijk voor een lange lijst met links op:
freelance.startpagina.nl

Let erop dat op veel van dit soort freelance marktplaatsen werk tegen abominabele betaling wordt aangeboden. Wil je een portfolio vullen en ben je op alle gebieden een beginner, duik erin. Maar de meer ervaren en doorgewinterde freelance professional zal hiervan snel terugkomen!


 

Waarvoor moet ik mij verzekeren?

Het aanbod van zakelijke verzekeringen is bijna onuitputtelijk. En als je denkt: ik vermeld gewoon in mijn algemene voorwaarden dat ik nergens voor aansprakelijk ben, dat werkt helaas niet. Een rechter zal altijd naar redelijkheid en billijkheid van de claim en jouw voorwaarden kijken.

Afhankelijk van de branche en bedrijfsgrootte kom je vaak niet onder een aantal verzekeringen uit, hoewel ze niet wettelijk verplicht zijn:

  • Zakelijke WA
    Hiermee dek je de Wettelijke Aansprakelijkheid af, net als bij gewone WA kun je hiermee schadeclaims ten gevolge van jouw handelen afdekken (de polis wordt op maat gemaakt, je kunt bijvoorbeeld ook milieuschade, werknemers en een bedrijfswagenpark laten opnemen).
  • Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
    Als bij het gebruik van jouw producten risico bestaat (je bent bijvoorbeeld architect), kun je beroepsaansprakelijkheid afdekken.
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering (zakelijk)
    Natuurlijk is het ook belangrijk het belangrijkste van je bedrijf af te dekken: jezelf. Naast een karige basisuitkering van de overheid (WAZ) is dit geen overbodige luxe. Het eerste jaar keert de WAZ namelijk helemaal niets uit! Premie hiervoor hangt natuurlijk ook van leeftijd en persoonlijke omstandigheden af.

Verder is een goede (zakelijke) rechtsbijstandsverzekering nooit weg. Een verzekeraar zal misschien proberen je krediet, computers etc. te laten verzekeren, maak een goede afweging of je dit echt niet zelf kunt dekken.

In het nieuwe zorgstelsel van 2006 zijn we allemaal - werknemers en zelfstandigen - verzekerd in een basisverzekering. Maar, daar waar een werkgever premie afdraagt voor mensen in loondienst, moet je dat als zelfstandige zelf doen - je krijgt automatisch een aanslag voor een percentage van de winst. Hierbovenop komen de verzekeringspremies die je zelf afdraagt (wat een werknemer dus ook afdraagt) en eventuele kosten als je boven de basisverzekering dekking wilt.


 

Wat als een klant failliet gaat?

De angst van elke ondernemer werd al meermalen werkelijkheid voor ArtCoco: bij het verstrijken van de factuurdatum blijkt de opdrachtgever niet te kunnen betalen. Een faillissement dreigt.

Voordat er surséance van betaling wordt aangevraagd en een curator het beheer overneemt, kan een bedrijf proberen zelf een doorstart te maken. In dat geval zullen ze alle crediteuren een voorstel doen, waarbij je een percentage van het uitstaande factuurbedrag geboden krijgt. Dit kan voor elke crediteur verschillend zijn, je kunt hierover onderhandelen.

Maar hoe weet je wat het maximale is dat je eruit kan halen? Dat weet je niet! Je kunt het aanbod weigeren, waarbij de kans aanwezig is dat een faillissement onvermijdelijk wordt, of akkoord gaan met een deel van je geld. In dat geval moet je eisen dat dit op de dag van jouw (schriftelijk) akkoord direct telefonisch wordt overgemaakt. Je stuurt pas een creditnota voor de rest van het bedrag als het deel op je rekening staat.

Bij een surséance van betaling, die helaas maar al te vaak in faillissement eindigt, zorgt de curator dat alle resterende gelden worden verdeeld over de schuldeisers. Gaat niet iedereen akkoord met het aanbod, dan wordt een faillissement aangevraagd. Helaas gaan een aantal partijen voor bij het verdelen van het geld, zoals banken en de fiscus, en komt het maar al te vaak voor dat je naar je geld kan fluiten.

Hoe voorkom je dit nu? Dit is bijna niet mogelijk, bankgaranties en vooruit laten betalen kunnen in sommige gevallen een deel van het risico afdekken. Er zijn ook speciale kredietverzekeringen. Maar voor de meeste starters blijft het een deel van het ondernemersrisico.

Meer lezen?
Op Juridisch.com vind je van alles over faillissementsrecht.

Kijk ook eens op de Debiteuren-startpagina, voor links naar incassobureaus, kredietverzekeraars en deurwaarders.

Op de site van de Belastingdienst staat een pagina over waar een bedrijf mee te maken heeft bij een faillissement. Ook de Kamer van Koophandel wijdt een pagina aan het onderwerp.

Op Startupfailures.com kun je leren van start-ups die failliet gingen, het blijft in Amerika toch op de een of andere manier een stuk acceptabeler om te falen.


 

Welke rechtsvorm kies ik?
De keuze voor een bepaalde rechtsvorm hangt van een aantal persoonlijke en zakelijke omstandigheden af. Vaak zal de keuze voor een BV ermee samenhangen dat het persoonlijk risico dan grotendeels op de BV wordt afgewenteld. Ben je getrouwd, zonder huwelijkse voorwaarden, dan kan in het geval van een eenmanszaak je hele vermogen worden aangesproken.

Maar start je een bedrijfje dat de eerste tijd niet meer dan zo'n 30.000 euro aan winst zal behalen, dan is een eenmanszaak misschien een uitkomst. Qua belasting kom je dan in ieder geval goedkoper uit.

In de Tips voor starters pagina staan alle rechtsvormen uitgewerkt.


 

Hoe leg ik mijn idee vast?
Regelmatig staat dit probleem op verschillende ondernemersnieuwsgroepen. Het blad Tips & Advies Online Ondernemen besteedde er in februari 2000 aandacht aan en wij hebben dit alles op een rijtje gezet.

Vaak is de eerste reactie: stuur je idee in een verzegelde envelop (aangetekend) naar jezelf toe. Of laat het dagtekenen op het postkantoor.

Beide oplossingen zijn natuurlijk goedkoop, maar wat biedt een octrooi (of patent) dan nog aan extra bescherming? Daarmee verbiedt je anderen om in een afgebakende periode en gebied jouw vinding te vervaardigen, gebruiken of verkopen. Je vinding moet wel nieuw zijn, maar het kan een product, procedé of een technische toepassing zijn.

De kosten van een Nederlands octrooi vallen mee, NLG 200 voor de eerste vijf jaar. Dan betaal je jaarlijks een oplopend bedrag (jaar vijf: NLG 630, jaar zes: NLG 705 etc.). Maar let op, als je in meerdere landen een octrooi wilt laten vastleggen komen daar aanzienlijke (vertaal-)kosten bij en ook onderzoek naar nieuwheid van het idee en ander advies kan duur zijn.

Je kunt zelf een verkenning doen naar bestaande octrooien bij Het Nederlandsch Octrooibureau.

Voor gratis zoeken naar bestaande octrooien kun je bij Esp@cenet terecht.

Daarna is het een goed idee juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld bij:
Merkenbureau Bouma
Patentagent
Algemeen Octrooibureau

Zo weet je zeker dat je idee goed beschermd is en je niet teveel betaalt.


 

Hoe bereken ik mijn tarieven?
Het is mogelijk je tarieven te berekenen aan de hand van wat normaal is in jouw markt. Maar dan nog rest de vraag: hoeveel omzet moet ik dan behalen om bijvoorbeeld mijn netto inkomen uit loondienst (minstens) te evenaren?

De Kamer van Koophandel heeft dat in onderstaand overzicht voor een alleenstaande full-time ondernemer voorgerekend (met dank aan Jolanda Pikkaart). Natuurlijk moet je deze bedragen aan jouw situatie aanpassen.

Gewenst netto besteedbaar inkomen
(incl. ziekenfondspremie)
2.500,-
Vakantiegeld (ong. 8%) + 200,-
Meerkosten particuliere ziektekostenverekering + 100,-
Premie Arbeidsongeschiktheidverz. (AOV/WAZ) + 400,-
Premie pensioenverzekering + 500,-
Overige terug te verdienen
(bijv. secundaire arbeidsvoorwaarden)
+ ?,-
 
3.700,-
12 x
Per jaar netto te verdienen
44.400,-

Waarvan belastingvrij te ontvangen
(belastingvrije voet, zelfstandigenaftrek, startersaftrek, AOV/WAZ, pensioen)

35.190,-
(A)
Over na betaling van belasting
9.210
(B)

Wat was B voor betaling van belasting bij ongeveer 37,5%?

 
100
 
9.210 X

= 14.620 (C)
 
100 - 37,5
 

Welke winst moet je halen uit de onderneming?
A+C = winst uit onderneming = 35.190,- + 14.620 = 49.810,-

Hoeveel omzet moet je dan maken?
Stel de bedrijfskosten zijn 7.500,- tel daarbij op de winst uit onderneming 49.810,- dan is de omzet exclusief BTW: 57.500,-

Wat kun je hiermee?
Als je uurtarief 57,50 is, dan moet je 1000 uur op jaarbasis declarabel zijn (22 uur per week). Is een gemiddelde opdracht 5.750,-, dan moet je 10 opdrachten per jaar behalen. Heb je dan 2 opdrachten per klant per jaar, moet je 5 klanten per jaar hebben.

Wat betaalt de markt?
Natuurlijk is het ook heel belangrijk om realistisch te blijven en te kijken wat voor bepaalde diensten een gangbaar tarief is. Het is beslist nuttig om voor een functie de gangbare salarissen na te gaan, zodat je je niet uit de markt prijst (of te laag gaat zitten)! Neem een kijkje bij: Vrouwenloonwijzer.nl.

Nog vragen? De Kamer van Koophandel helpt je natuurlijk verder, maar ook de mensen op de nieuwsgroepen nl.belastingen of nl.markt.freelance kunnen je verder helpen als je specifieke vragen hebt over dit onderwerp.


 

Zwanger en zelfstandig?
Tja, als werkneemster kun je automatisch gebruik maken van zwangerschaps- en bevallingsverlof. Hoe werkt zoiets als je zelfstandig onderneemster bent?

Sinds juni 2008 hebben onderneemsters die zwanger zijn (of net bevallen) weer recht op een uitkering: de ZEZ (Zwanger En Zelfstandig) uitkering, onderdeel van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). De meest actuele informatie kun je nu vinden op de site: Zwanger en zelfstandig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

artcoco logo

 ArtCoco